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QR Rechnung - was zu beachten ist

Seit einiger Zeit ist bekannt, dass es in der Schweiz Änderungen bei der Rechnungslegung gibt. Rechnungsempfänger könne seit dem 30. Juni statt der herkömmlichen Einzahlungsscheine QR-Rechnungen verwenden. Fast alle Rechnungsempfänger haben laut einer Umfrage ihre Soft- und Hardware bereits dementsprechend umgestellt. Die QR Rechnungen sollen den Zahlungsverkehr modernisieren. Am 30. Juni sind bei den Empfängern die ersten QR Rechnungen eingetroffen. Ganz deutlich zu erkennen sind sie an den Swiss-QR-Codes. Dieser Code enthält alles, was für eine bequeme und automatische Zahlung notwendig ist. Für die Zahlungsempfänger wird die Arbeit damit effizienter. 

Die Vorteile der QR Rechnung 

Der grösste Vorteil der QR Rechnung ist ihre internationale Verwendung. Aber es gibt noch mehr Vorteile:

  • Die Rechnung kann in CHR oder Euro ausgestellt werden.
  • Der QR-Code ist für alle Zahlungsarten und Zahlungsreferenzen gleichermassen geeignet.
  • Durch die Digitalisierung der relevanten Daten ist eine effizientere Abwicklung und Überwachung der Zahlungen bei den Empfängern möglich.
  • Die Datenqualität ist deutlich besser.

 

Weitere Vorteile sind Informationen, die auf der Rechnung standardmässig untergebracht werden können. Mit den neuen Rechungen können die Zahlungsreferenzen vom Auftraggeber bis hin zum Empfänger durchgehend automatisiert werden.

Vorteile für Rechnungsempfänger und -ersteller 

Für den Rechnungsempfänger bedeutet der QR-Code eine einfachere Rechnungsverarbeitung, weil alle notwendigen Zahlungsinformationen in diesem integriert sind. Damit entstehen beim Einlesen normalerweise keine Fehler mehr. Für den Empfänger bedeutet das nicht nur eine Ersparnis von Zeit und Geld, sondern auch bedeutend weniger manuellen Aufwand. Rechnungen mit dem QR-Code unterstützen ausserdem digitale Zahlungen sowie Ein- und Auszahlungen am Postschalter oder auf dem Postweg. 

Auch für den Rechnungsersteller minimiert sich der manuelle Aufwand durch den vereinfachten Zahlungsausgleich. Sämtliche Zahlungsinformationen werden elektronisch übermittelt und der Ausdruck kann auf ganz normalen weissem Papier erfolgen, was wiederum eine Ersparnis bedeutet. 

Zahlreiche Zahlungsmöglichkeiten mit QR Rechnungen

Der Rechnungsempfänger hat verschiedene Möglichkeiten, seine QR Rechnung zu bezahlen. Zu den Möglichkeiten gehören:

- E-Banking,

- mobiles Banking oder

- Zahlung bei der Post.

 

E-Banking ist denkbar einfach. Die meisten modernen Smartphones haben bereits eine App, mit der sie den Swiss-QR-Code einscannen können. Mit einem einzigen Klick kann die Zahlung ausgelöst werden. Herkömmliches E-Banking mit dem Eintippen der Zahlungsrechnungen ist weiterhin möglich. 

Das mobile Banking funktioniert genau wie das E-Banking, mit dem Einscannen des Codes und einem weiteren Klick zur Zahlung. Die Einzahlung bei der Post können Kunden nach wie vor genauso vornehmen wie mit dem Einzahlungsschein, der aus Einzahlschein und Empfangsschein besteht.  

Nachteile der QR Rechnungen

Die QR Rechnungen sind unbestritten ein weiterer Faktor zur Digitalisierung unserer Welt. Allerdings sind sie auch ein mögliches Einfallstor für kriminelle Machenschaften. Original wirkende Rechnungen mit einem integrierten QR-Code sind mit den entsprechenden Kenntnissen schnell gemacht und können als PDF Datei verschickt werden. Es ist deshalb wichtig, jede eintreffende Rechnung genau zu überprüfen. Neben dem QR-Code müssen sämtliche Daten auch als Schrift lesbar sein, wenn sie den Code scannen. Erst danach werden sie von Zahlenden bestätigt und die Zahlung wird ausgelöst. Der Inhalt des QR-Codes kann auch im maschinellen Scanningprozess abgeglichen werden. Auch hier gilt, dass die Schriftarten maschinenlesbar sein müssen.