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Die QR-Rechnung kommt und löst den ESR ab

Ab dem 30. Juni 2020 wird sich in der Rechnungslegung der Schweiz einiges ändern. Ab diesem Datum müssen Rechnungsempfänger QR-Rechnungen bearbeiten können. Einzahlungsscheine, die bislang verwendet wurden, werden damit ersetzt. Für Firmen, die technisch noch nicht vorbereitet sind, könnte das zu gravierenden Schwierigkeiten führen. 

Was ist eine QR-Rechnung?

Diese Rechnung ist gleichzeitig Zahlteil und Empfangsschein. Sie kann als Papierdokument auf herkömmlichen Postweg versendet werden oder auch per E-Mail als PDF. Der Zahlteil befindet sich entweder im unteren Bereich der Rechnung oder auf einem separaten Beleg. Generell ist die QR-Rechnung nichts anderes als der Einzahlungsschein, den es in der Schweiz schon seit Langem gibt. Der grösste Unterschied ist die Tatsache, dass die neue Rechnung nicht nur die Zahlungsinformationen enthält, sondern auch einen digital verwertbaren QR-Code, der auch unter der Swiss QR-Code bekannt ist. 

In diesem Code befinden sich alle Informationen, die zur Rechnung gehören in elektronischer Form. So ist der QR-Code für die Ausführung der Zahlung und gleichzeitig für die Weiterverarbeitung der Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung verwendbar. Zu den Daten gehören wie bisher:

- der Zahlungsempfänger,

- die Zahlungsinformationen,

- IBAN und Bank,

- und bei Bedarf die Referenznummer. 

Die Daten der QR-Rechnung können mit Computer gelesen und ohne manuellen Eingriff weiterverarbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit für die Bearbeitung, sondern Zahlungen können auch schneller eingeleitet werden. 

Gleichzeitig verbessert die digitale Verarbeitung die Prozessqualität. Fehler sind so gut wie ausgeschlossen und Rechnungen werden direkt übertragen. Auf dem Feld der QR-Rechnung ist noch Platz, um zusätzliche Informationen weiterzugeben. 

Vorteile der QR-Rechnung

Mit der Einführung der QR-Rechnung soll in der Schweiz der Zahlungsverkehr vereinfacht werden. Sie ist ein weiterer Schritt in Richtung digitalen Zahlungsverkehr. Mit der QR-Rechnung wird eine Verbindung zu internationalen Standards wie zum Beispiel der Norm ISO 20022 geschaffen. Der Zahlungsverkehr wird einheitlich und komplett automatisiert. Dadurch, dass die QR-Rechnung analoge Rechnungsinhalte mit digitalen Inhalten kombiniert, können Rechnungen aber auch weiterhin auf herkömmlichem Wege beglichen werden. Generell fördert die QR-Rechnung aber den vollständigen elektronischen Zahlungsprozess. 

Änderungen für Ihre Buchhaltung

Um QR-Rechnungen in Ihrem Unternehmen verarbeiten zu können, bedarf es einiger Vorbereitungen. So müssen Sie bis zum 30. Juni 2020 spätestens in der Lage sein, den QR-Code in Ihrem Unternehmen verarbeiten zu können, damit Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen weiterhin ohne Probleme nachkommen können. Das Gleiche gilt für Rechnungen, die Geschäftspartner von Ihnen bekommen. Auch hier muss ab dem 30. Juni 2020 der QR-Code enthalten sein. Trotz QR-Rechnungen haben Einzahlungsscheine ihre Bedeutung nicht verloren, geändert hat sich aber die Farbe. In Zukunft werden im wahrsten Sinne des Wortes die Daten schwarz auf weiss gezeigt.

 

Haben Sie Fragen an unsere Buchaltungsabteilung zur neuen QR Rechnung? Kontaktieren Sie uns schriftlich oder rufen Sie uns unter der Telefonnummer +41 44 515 331-7